Hur går då certifieringen till?

Det är inte vem som helst som får ISO-certifiera företag, utan enbart företag som har blivit ackrediterade av SWEDAC. Certifieringsorganen som det heter, måste i sin tur följa en standard för hur själva revisionen och certifieringsprocessen skall gå till.

Innan du skall certifiera dig är ett tips att begära in offerter från olika certifieringsbolag för att jämföra pris och villkor. Läs även det finstilta, för det är inte alldeles tydligt vad den totala kostnaden ligger på. Om det är möjligt försök att låsa resekostnaderna. Annars kan dessa bli orimligt höga.

Ibland vill certifieringsbolagen sälja på dig en förrevision. Köp inte detta. Idag är certifieringen indelad i två steg och det första steget fungerar i princip som en förrevision. Så den utgiften är i mina ögon helt onödig.

Certifieringen sker, som sagt, i 2 steg;

Steg 1 Dokumentgranskning; Det innebär att revisorn granskar om er dokumentation uppfyller kraven i aktuell standard. Om så inte är fallet får du avvikelser som du skall åtgärda innan steg 2 revisionen.

Steg 2 Certifieringsrevision; Nu granskar revisorn verksamheten istället, dvs hur du faktiskt arbetar. Om ditt arbetssätt inte uppfyller kraven i standarden eller i din egna dokumentation får du avvikelser. Dessa får du tre månader på dig att åtgärda, rapport på korrigerande åtgärder samt eventuella bevis (ändrade rutiner, foton). Revisorn granskar dessa och godkänner åtgärderna om han/hon anser att de har varit tillräckliga och du blir rekommenderad för certifiering. Sedan sker ett formelt godkännande av ditt företag och du får ditt efterlängtade certifikat.

Det vanliga är att det skall vara minst en månad mellan steg 1 och 2. Om du har för många avvikelser eller för stora avvikelser i steg 2 finns risk för att du måste genomgå ännu en revision (omrevision).

De kommande åren kommer du att få besök av revisorn 1-2 ggr/år för uppföljande revision. Då kommer de att göra stickprov på verksamheten, dvs de hinner inte gå igenom hela verksamheten. Ett tips är att de kommer att titta på de områden där du hade avvikelser sist ...

År 4 sker en recertifiering. Det innebär att revisorn återigen kommer att revidera hela ledningssystemet.

Avvikelser

Avvikelser skrivs då du inte uppfyller kraven i standarden eller kraven i din handbok/ledningssystem. Det är inget farligt med avvikelser. Om revisorn inte hittar några större fel kommer han/hon gå ner på små detaljer. Med andra ord hör avvikelser till processen. Vår målsättning ligger på att det inte skall vara fler än 10 st, vilket är ett fullgott resultat vid certifieringsrevision. (Vi brukar ligga på 4-6 st.)

Avvikelserna sammanställs på en revisionsrapport som du får från revisorn. I denna skall du redogöra för dina åtgärder samt ev skicka med bevis. Hanteringen av hur rapporteringen skall ske varierar mellan olika certifieringsbolag, så du måste kontrollera med ditt certifieringsbolag hur du skall göra.

Har du några frågor är du välkommen att kontakta oss.